Release Notes Mei 2023
KANDIDATEN: Voorbeeldoptie voor online cv-presentatie
Met de functionaliteit voor online cv-presentatie (CSM-klantinstelling SE1058) is het mogelijk om online cv-presentaties van kandidaten naar contactpersonen te sturen. Als je een online cv-presentatie stuurt, wordt de kandidaat automatisch gekoppeld aan de vacature, wordt de status van de procedure automatisch ingesteld en wordt er een extra record aangemaakt voor de verzonden online cv-presentatie (waarbij de presentatie wordt weergegeven in de Go! widget 'Online presentaties'). We hebben een nieuwe clientinstelling 'Online CV Presentatie - Toon Voorbeeld-knop' (SE3482) gemaakt. Als je deze instelling inschakelt, wordt er een 'Voorbeeld'-knop weergegeven in het venster waarin een gebruiker een online cv-presentatie kan maken. Door op deze knop te klikken, wordt er een speciale 'voorbeeld' online cv-presentatielink gemaakt en geopend, en worden de andere acties (zoals het koppelen van de kandidaat aan de vacature) NIET uitgevoerd.
PLAATSINGEN: Beperking van dossiertypen voor plaatsingen
De meeste entiteiten in OTYS (bijvoorbeeld kandidaten) hebben een dossier. Dit dossier bestaat uit items waarmee meer informatie over de 'geschiedenis' van een item kan worden verkregen (relevante e-mails, notities, taken, documenten, enz.). We hebben een instelling genaamd 'Dossier - Activeer dossier types (SE311). Wanneer deze instelling is ingeschakeld en een gebruiker een notitie of document toevoegt/bewerkt in een dossier, is het mogelijk om een 'dossiertype' te definiëren. De opties voor deze dossiertypen kunnen worden beheerd via de klantinstelling 'Dossier - Dossier types configuratie' (GE91). Dit kan worden gebruikt voor filteren (toon me alle items met het type 'Klantbezoek') of voor rapportage (hoeveel klantbezoeken zijn er per gebruiker aangemaakt vorige maand). We kunnen ook dossiertypen beperken per entiteit (dus als je bijvoorbeeld een dossiertype 'Klantbezoeken' hebt, kun je ervoor zorgen dat dit alleen wordt weergegeven in het dossier van een klant en een contactpersoon, dus NIET in het dossier van een kandidaat); echter, dit was nog niet geïmplementeerd voor plaatsingen. Nu is het ook geïmplementeerd voor plaatsingen. Door het selectievakje 'Voor plaatsing' in of uit te schakelen in de configuratie van een dossiertype met behulp van instelling GE91, kun je nu ook bepalen of het dossiertype wel of niet moet worden gebruikt voor plaatsingen.
KANDIDATEN: Voeg 2 extra 'Actietype(n)' toe aan de methode 'Otys.Services.CandidateService.setGdprDueDatePartner'
We hebben twee extra actietypen toegevoegd aan de methode 'Otys.Services.CandidateService.setGdprDueDatePartner', zodat een partner de toestemming van de kandidaat kan instellen op 'Ja' of 'Nee' om het label een andere kleur te geven.
INTERACTIES: Direct het interactieformulier openen om een entiteit aan te maken wanneer er slechts één formulier beschikbaar is
Het is mogelijk om een interactieformulier aan te maken met als doel het creëren van een entiteit, zoals Vacatures, Kandidaten of Relaties. Wanneer je dit doet, verschijnt het als een optie onder de 'Aanmaken'-knop in de module. Het is mogelijk om het creëren van een entiteit uitsluitend af te dwingen via een interactieformulier bij het gebruik van de instellingen 'Kandidaten - Forceer aanmaken kandidaten via formulier' (SE3130), 'CRM - Forceer aanmaken contactpersoon via formulier' (SE3128), 'CRM - Forceer aanmaken relatie via formulier' (SE3127) of 'Vacatures - Forceer aanmaken vacature via formulier' (SE3129).
Als er slechts één interactieformulier wordt gebruikt, willen we direct het interactieformulier openen, in plaats van het eerst te selecteren. Met deze wijziging is dat nu het gedrag. Als er een tweede of meer formulieren zijn toegevoegd, krijg je eerst het optiemenu te zien.
WORKFLOWS: Voorbeeld van e-mailsjablonen
In OTYS, wanneer je bijvoorbeeld een document activeert door een workflow-statuswijziging, is het niet toegestaan om terug te gaan. We hebben het mogelijk gemaakt om het document te controleren bij het gebruik van de actie 'CreateStandardDocumentV2Multiple' voordat je doorgaat met het verwerken van het document. Daarom kun je altijd een ander document selecteren als je per ongeluk het verkeerde hebt gekozen.
VACATURES: Gebruik filter bij het koppelen van kandidaat of vacature in het koppelmenu om gerichter te zoeken
Wanneer je in een kandidaat- of vacaturedetail bent, heb je de mogelijkheid om een kandidaat of vacature te koppelen via de knop 'Vacature koppelen' of 'Kandidaat koppelen'. Dit opent een menu waarin je kunt zoeken naar een kandidaat of vacature en deze kunt koppelen. We hebben de filtermogelijkheid bijgewerkt. In het koppelmenu kun je bovenaan klikken om geavanceerde filters te openen. Dit maakt het mogelijk om een filter toe te voegen die je normaal gesproken in de lijstweergave zou gebruiken. Hierdoor kun je snel zoeken en een vacature of kandidaat koppelen.
VACATURES: Verbeterde vernieuwingsfrequentie van groepen en bundels
Binnen de functie voor statusgroepen en bundels werden de gegevens eens per 24 uur bijgewerkt. Dit zorgde ervoor dat je het grootste deel van de dag naar 'oude' gegevens keek. We hebben dit gewijzigd van 24 uur naar elke 5 minuten om een veel nauwkeuriger en actueler beeld van de gegevens te geven.
ALGEMEEN: Entiteit(en) openen in nieuw tabblad via batch actie
We hebben de optie gemaakt om een gedetailleerd overzicht van een entiteit (kandidaat, relatie, taak, enz.) te openen in een nieuw tabblad. Dit is mogelijk door met de rechtermuisknop te klikken op een entiteit in de lijstweergave van de module of via de dashboardwidget voor de entiteit. In de lijstweergave van de module is het mogelijk om één of meerdere entiteiten tegelijkertijd te openen in een eigen tabblad.
Om van deze functie gebruik te maken, kun je deze inschakelen in de client- of gebruikersinstellingen voor elke entiteit. Zoek naar het trefwoord 'Ingeschakelde batch acties' en schakel de optie 'Open in nieuw tabblad' in.
DOSSIER: Via API mogelijk om document te uploaden in het dossier namens andere gebruiker
We hebben een nieuwe gebruikerinstelling gemaakt genaamd 'Dossier - Sta aanmaken van dossier items voor andere gebruikers toe' (SE3315). Door deze instelling te activeren zal de gebruiker 'op API niveau' in staat zijn om notities te maken uit naam van andere gebruikers. Bij het aanmaken van een notitie (via de 'NoticeService.add' service call) kan het request het veld 'userId' bevatten wat ervoor zal zorgen dat de notitie aangemaakt wordt uit naam van de andere gebruiker. Omdat dit enkel op OWS niveau van toepassing is, zal deze instelling doorgaans enkel geactiveerd worden voor webservice gebruikers met een gekoppelde API key. Ook is dit nu mogelijk voor het uploaden van documenten.
DOCUMENTEN: Nieuw vacatureveld 'locationStateName' toegevoegd om de provincie van de vacature weer te geven
In de OTYS API hebben we een vacatureveld genaamd 'locationState'. Dit geeft de landcode en de provincie terug. Laten we zeggen, Nederland en Noord-Holland, dan wordt 'NL_Noord-Holland' terug stuurt. Voor onze partners is dit niet wenselijk, dus hebben we een extra veld toegevoegd genaamd 'locationStateName' dat alleen de provincie terug stuurt, zonder de landcode. Het resultaat is nu 'Noord-Holland'. Bij het gebruik van de nieuwe OWS samenvoegvelden voor documenten kun je {{VacancyService.locationStateName}} toevoegen om dit veld te gebruiken.
INTERACTIES: Mogelijkheid om het veld 'Duur' toe te voegen aan de vacature in het interactieformulier
We hebben het veld 'Duur' toegevoegd als een optie die bruikbaar is in het interactieformulier voor vacatures.
DASHBOARD: Gewijzigde batchacties weergave in de taken-widget op dashboards
Sinds enige tijd hebben we generieke instellingen om specifieke batchacties te tonen/verbergen. Net als de andere toon/verberg-instellingen zijn dit klant-gebruikersinstellingen, waarmee je een standaardinstelling voor de klant kunt instellen (alle gebruikers van deze klant moeten standaard deze batchacties zien) en gebruiker-specifieke uitzonderingen kunt maken (behalve voor deze gebruikers, die deze batchactie moeten zien). Dit was nog niet geïmplementeerd voor de taken-widget op het dashboard. Nu is het wel mogelijk.
ALGEMEEN: Aanvullende extra velden op basis van gegevenstype
We hebben het aantal extra velden per gegevenstype uitgebreid naar 100. Dit betekent dat je 100 extra velden kunt hebben met één gegevenstype (tekst, tekstvak, enkelvoudige/meervoudige selectie en datum). In totaal kun je 400 extra velden hebben.
ALGEMEEN: Integratie van TOTP (2FA) voor inloggen bij OTYS
TOTP staat voor Time-based One-Time Passwords en is een veelvoorkomende vorm van tweefactorauthenticatie (2FA). Unieke numerieke wachtwoorden worden gegenereerd met een gestandaardiseerd algoritme dat de huidige tijd als invoer gebruikt. De tijdgebonden wachtwoorden zijn offline beschikbaar en bieden gebruikersvriendelijke, verbeterde accountbeveiliging wanneer ze als tweede factor worden gebruikt. We ondersteunen dit nu als alternatief voor de Tunix-integratie als extra beveiligingslaag bovenop je gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot de OTYS software.
PORTALS: Wachtwoordbeleid voor OCD-webgebruikers
Als een OTYS Go!-gebruiker zijn wachtwoord wijzigt, wordt dit wachtwoord gevalideerd op basis van enkele 'criteria' om ervoor te zorgen dat de gebruiker een veilig wachtwoord gebruikt. Deze criteria kunnen geconfigureerd worden per klant op basis van verschillende klantinstellingen. We hadden geen vergelijkbaar systeem voor OCD-webgebruikers. Nu hebben we dat wel. Het is nu mogelijk om een minimale wachtwoordlengte in te stellen (nieuwe klantinstelling SE3435) en aanvullende validaties zoals het gebruik van speciale tekens (nieuwe klantinstelling SE3436). Deze vereisten worden gebruikt bij het genereren van een wachtwoord voor een OCD-webgebruiker in OTYS Go!, bij het aanpassen van een wachtwoord voor een OCD-webgebruiker in OTYS Go!, bij het registreren als kandidaat op FO, bij het registreren als klant op FO (via directe inschrijving of interactieformulier) en bij het aanpassen van een wachtwoord voor een OCD-webgebruiker op FO.